Beschaffung und Materialwirtschaft

Als effektive und effiziente Organisationsform für den Einkauf hat sich im DKFZ die Kombination aus zentraler und dezentraler Beschaffung bewährt: Beschaffungen werden grundsätzlich zentral durch die Abteilung Beschaffung/Materialwirtschaft getätigt. Zur Beschleunigung der Verfahrensabläufe insbesondere im Laborbetrieb ist auch die dezentrale Beschaffung (Direktbestellung) durch die Anforderer möglich, wenn Rahmenvereinbarungen mit Lieferanten bestehen, die zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen durch den Einkauf im zentralen elektronischen Katalog für die Direktbestellung frei gegeben sind und der Auftragswert von derzeit 1.500 Euro pro Bestellvorgang nicht überschritten wird. Das DKFZ nutzt hierzu das katalogbasierte Bestellsystem e.biss, das sowohl die Katalogdaten für die dezentrale Beschaffung als auch strukturierte elektronische Formulare für die Erstellung der Beschaffungsanforderungen im Rahmen der zentralen Beschaffung enthält.

Bei der zentralen Beschaffung liegt der Schwerpunkt der Einkaufstätigkeit in der Beratung der Anforderer zu Produkt- und Lieferantenauswahl und in der Gestaltung der Vergabeverfahren. Dabei werden die wissenschaftlich-technische Expertise der Anforderer und die Produkt- und Marktkenntnisse sowie die kaufmännischen und juristischen Kenntnisse des Einkaufs und dessen Erfahrungen mit vergleichbaren Vorgängen zusammen geführt.

Zur dezentralen Beschaffung führt der Einkauf Waren und Dienstleistungen im elektronischen Katalog, wenn diese für eine Vielzahl von Anforderern oder wiederkehrend benötigt werden. Zahlreiche Produktbereiche stehen dabei sowohl den Nutzern im DKFZ als auch den Teilnehmern der durch den Einkauf des DKFZ initiierten Einkaufsgemeinschaft zur Verfügung; hierdurch werden weitere Einkaufsvorteile erzielt.

Durch diese Zweiteilung der Beschaffungswege ist für die (dezentrale) Beschaffung von Katalogartikeln durch die Produktstandardisierung und die elektronische Bestellabwicklung eine hohe Prozess- und Objektwirtschaftlichkeit gewährleistet, während in den nicht durch Katalogartikel abgedeckten (zentralen) Beschaffungsbereichen die Erfüllung der Kundenanforderungen im Vordergrund steht.

Das Team der Materialwirtschaft nimmt die Paketsendungen an und leitet diese an alle Abteilungen in den betreffenden Gebäuden weiter. Ebenso bewirtschaftet sie das hauseigene DKFZ-Lager inklusive Chemikalienlager.

Die Gruppe Kaufmännische IT betreut die IT-Systeme und Applikationen der Administration mit Schwerpunkt auf die betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse des Zentrums. Hier sorgt sie für die Pflege und Weiterentwicklung sowie den Betrieb. Besonderes Augenmerk liegt auf den SAP-Anwendungen.

Das Casino-Team versorgt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DKFZ mit einem abwechslungsreichen und preiswerten Angebot, das die vielfältigen Ernährungsgewohnheiten und -ansprüche so gut wie möglich abdeckt. Selbstverständlich steht dieses Angebot an den Standorten im Hochhaus und im Technologiepark auch allen Gästen zur Verfügung. Abgerundet wird das Angebot durch unsere Kaffeebar im Pavillon im Technologiepark und durch unsere Kaffeebar "HotSpot" im Foyer des Hauptgebäudes.